Allegazzjoni li ngħatat informazzjoni żbaljata dwar tender mill-Kumitat tal-Kuntratti Dipartimentali

L-ilment

Direttur ta’ kumpanija lokali (il-persuna li ressaq l-ilment) ħassu aggravat meta t-tender li hu tefa’ għall-mediċina partikolari kienet skwalifikata mill-Kumitat tal-Kuntratti DipartimentaliHu argumenta li l-Kumitat kien ta interpretazzjoni żbaljata ta’ dik il-parti tal-offerta tiegħu li kienet tirrigwarda d-data tal-iskadenza tal-prodott u li b’riżultat ta’ hekk kien skwalifika l-offerta tiegħu.   Sussegwentement imbagħad iċ-Ċerman tal-Kumitat kien tah informazzjoni żbaljata rigward id-data sa meta kellu jibgħat l-appell tiegħu.  Hu ressaq l-ilment tiegħu lid-Direttur tal-Kuntratti iżda xorta waħda ma kienx sodisfatt bl-eżitu tal-każ.  Hu argumenta ukoll li l-mod kif ġiet ipproċessata l-offerta tiegħu kienet differenti minn kif kienu jiġu trattati l-offerti qabel.

Fatti li ħarġu mill-investigazzjoni

Fid-9 ta’ April 2012, il-persuna li ressaq l-ilment kien infurmat permezz ta’ fax li ntbagħtitlu li l-offerta li hu kien tefa’ rigward dan il-prodott kienet skwalifikata minħabba l-fatt li din ma kinitx konformi mal-ispeċifikazzjonijiet li jirrigwardaw il-ħajja tal-prodott offrut, liema speċifikazzjonijiet kienu mniżżla fl-istess tender.  Fl-istess ittra hu kien ukoll infurmat li seta’ jressaq oġġezzjoni formali sat-13 ta’ April 2012 f’nofsinhar u dan flimkien ma’ ħlas ta’ depożitu ta’ €400.

Fl-istess ġurnata, il-persuna li ressaq l-ilment wieġeb billi filwaqt li irrikonoxxa l-informazzjoni rigward id-dritt tiegħu għall-appell, iddikjara li minħabba esperjenza li kien għaddha minnha tlett snin qabel (meta kien appella minn deċiżjoni wara li offerta oħra li hu kien għamel kienet ukoll ġiet skwalifikata) il-kumpanija kienet “not in a position to appeal in this case”.  Minn naħa tiegħu l-Kumitat tal-Kuntratti Dipartimentali wieġeb billi fakkar lill-persuna li ressaq l-ilment fid-dritt tiegħu li jressaq oġġezzjoni formali flimkien mal-ħlas ta’ depożitu.

Minflok għamel oġġezzjoni formali, l-persuna li ressaq l-ilment indirizza d-diffikulta` tiegħu lid-Direttur tal-Kuntratti fejn għarrfu li ż-żmien li hu kien ingħata mill-Kumitat tal-Kuntratti Dipartimentali biex fih ikun jista’ jappella kien żbaljat għax kien inqas minn dak li hemm stipulat fir-Regolamenti 5 u 6 tal-Avviż Legali 296 tal-2010 li kienu jipprovdu ħamest ijiem tax-xogħol biex isir tali appell.  Id-Direttur tal-Kuntratti talab lill-persuna li ressaq l-ilment sabiex jiċċara aktar fid-dettall id-diffikultajiet tiegħu.  Hu argumenta li a bażi tal-esperjenza li kellu, xtaq li jieħu parir legali qabel ma jressaq l-oġġezzjoni formali tiegħu, ħaġa li ma setgħax jagħmel fiż-żmien imnaqqas li kien tah il-Kumitat.  Hu kompla li kien ingħata erbat ijiem sabiex fihom ikun jista’ jappella minflok ħamsa kif hemm stipulat fil-liġi.  Hu għalhekk talab sabiex ikun ikkompensat, biex jittieħdu miżuri li jassiguraw li ma jerġawx jittieħdu deċiżjonijiet simili u biex jiġu indirizzati l-ambigwitajiet u l-ineżattezzi li kien hemm fid-dokumenti tat-tenders.

Kunsiderazzjonijiet u kummenti

Fid-deliberazzjonijiet tiegħu fuq l-ilment l-Ombudsman ikkunsidra li l-persuna li ressaq l-ilment kien fil-fatt qed jilmenta minn żewġ affarijiet.  L-ewwel ilment kien jirrigwarda l-fatt li l-offerta tiegħu kienet skwalifikata filwaqt li t-tieni lment kien dwar l-informazzjoni żbaljata li hu kien ngħata mill-Kumitat tal-Kuntratti Dipartimentali fir-rigward taż-żmien stipulat li fih wieħed seta’ jappella.  Fit-tieni lment tiegħu, hu argumenta li ma kienx ingħata biżżejjed żmien sabiex ikun jista’ jieħu parir legali biex jgħinu jipprepara l-appell tiegħu.

Rigward l-ilment tal-iskwalifikar tal-offerta, l-Ombudsman ikkunsidra li din kienet materja li taqa’ fil-kompetenza tar-Revisions Board u dan skont paragrafu 21 tad-dokument tat-tender li kien jgħid li kull persuna li tressaq l-offerta tagħha u tħossha aggravata dwar l-għoti ta’ xi kuntratt tista’ tikteb ittra ta’ oġġezzjoni, flimkien ma’ depożitu, fejn tispjega l-ilment tagħha.  Din id-dikjarazzjoni hi konformi ma’ paragrafu 3 tar-Regolament 21 tal-Avviż Legali 296 tal-2010 kif emendat.  L-Ombudsman fisser li kien dan il-Bord li fl-ewwel lok kellu l-ġurisdizzjoni li jiddeċiedi jekk id-deċiżjoni li l-offerta tal-persuna li ressaq l-ilment tkunx skwalifikata kinitx korreta jew le, u kemm il-darba jsib li ma kienetx korretta jindika r-rimedju meħtieġ.  L-Ombudsman ma jistax jissostitwixxi l-funzjonijiet ta’ dan il-Bord, anke jekk, għal raġunijiet validi, il-persuna li ressaq l-ilment ma jkunx ressaq il-każ tiegħu quddiemu.   Ir-raġuni li ngħata minn din il-persuna, li hekk kif irċieva l-ewwel notifika li l-offerta tiegħu kienet skwalifikata hu kien iddeċieda li ma riedx imur quddiem dan il-Bord minħabba l-esperjenza tiegħu ta’ tlett snin qabel, ma kinitx waħda valida.  Lanqas jistgħu jitqiesu bħala validi l-argumenti li ġab wara li ma kellux ċans li jieħu parir mingħand l-avukat tiegħu.  Għalhekk l-Ombudsman astjena milli jieħu konjizzjoni ulterjuri tal-allegazzjonijiet miġjuba mill-persuna li ressaq l-ilment fir-rigward tal-iskwalifikazzjoni tal-offerta tiegħu.

Fir-rigward tal-allegazzjoni ta’ informazzjoni żbaljata fuq iż-żmien stipulat li fih hu seta’ jappella, l-Ombudsman innota li l-persuna li ressaq l-ilment kien infurmat permezz ta’ fax fl-nhar id-9 ta’ April 2012 li l-offerta tiegħu kienet skwalifikata u fiha kien hemm ukoll ir-raġunijiet li kienu wasslu għal din id-deċiżjoni.  Hu kien sussegwentament ingħata ċans sa nofsinhar tat-13 ta’ April 2012 sabiex ikun jista’ jappella u dan bi ħlas ta’ depożitu ta’ €400.  F’ċirkostanzi bħal dawn, fejn iż-żmien mogħti jkun qasir, il-ġurnata li fiha tkun saret in-notifika m’għandhiex tingħadd bħala l-ewwel ġurnata miż-żmien indikat.  Dan ifisser li allura l-persuna li ressaq l-ilment kien ingħata inqas minn ħamest ijiem żmien kif stipulat fl-Avviż Legali 296 tal-2010.

Meta ikkunsidra l-argument, li hu kien induna bl-iżball li kien hemm fiż-żmien mogħti lilu biex iressaq l-appell wara, u li dan ma tahx ċans li jieħu parir legali, l-Ombudsman irrikonoxxa l-fatt li ż-żmien li l-persuna li ressaq l-ilment kien ingħata biex fih jappella kien fil-fatt inqas minn dak stipulat fid-dokument tat-tender u minn dak li tistipula l-liġi.  Minkejja dan l-Ombudsman ma setgħax jinjora dawn il-fatti:

a)         id-dokument tat-tender mibgħut mill-persuna li ressaq l-ilment kien jindkludi dikjarazzjoni li tgħid li l-persuna li tressaq l-offerta hi konxja tal-liġijiet u regolamenti li japplikaw għal dik it-tender;

b)         paragrafu 21 “Right of Recourse” tal-istess dokument kien jinforma lil it-tenderers li tefgħu l-offerta tagħhombid-dritt tagħhom ta’ appell fi żmien ħamest ijiem minn notifika tal-għoti tat-tender u li dan kellu jsir bi ħlas ta’ depożitu.  B’hekk dan ifisser li l-persuna li ressaq l-ilment kien jaf jew kellu jkun jaf bid-drittijiet tiegħu f’dan ir-rigward;

ċ)         minkejja li ż-żmien li kien ingħata kien iqsar, il-persuna li ressaq l-ilment wieġeb liċ-Ċerman tal-Kumitat tal-Kuntratti Dipartimentali, fl-istess ġurnata li rċieva n-notifika.  Dan ifisser li fl-ewwel ġurnata tal-perjodu li hu kien ingħata sabiex fih hu jressaq l-appell, hu kien diġa` jaf x’kien ser iwieġeb.  Fit-tweġiba tiegħu hu iddikjara li a bażi tal-esperjenza passata tiegħu, il-kumpanija ma kinitx f’pożizzjoni fejn setgħet tibbenefika minn appell.[1]  Fil-fatt, dak iż-żmien, hu kien iddeċieda li ma jappellax kif kellu d-dritt li jagħmel; u

d)         minkejja dan kollu, kieku l-persuna li ressaq l-ilment biddel fehmtu u xtaq li jieħu parir legali, hu xorta waħda seta’ jikteb u joġġezzjona għaż-żmien qasir li kien ngħata, fejn seta’ jargumenta li dan kien ta’ tfixkil għalih biex jasal għad-deċiżjoni tiegħu u jitlob aktar żmien biex ikun jista’ jressaq l-oġġezzjoni tiegħu.

Minħabba f’dawn ir-raġunijiet, l-Ombudsman ikkunsidra li n-notifika żbaljata li kien bagħat il-Kumitat tal-Kuntratti Dipartimentali ma tellfitx lill-persuna li ressaq l-ilment mid-dritt tiegħu għal appell.

Minħabba li matul l-investigazzjoni, l-Ombudsman kien ġibed l-attenzjoni taċ-Ċerman rigward il-perjodu ta’ ħamest ijiem żmien sabiex fihom ikunu jistgħu jitressqu l-appelli, u minħabba li ċ-Ċerman kien assigura lill-Ombudsman li l-Kumitat kien ħa azzjoni biex jibdel din il-prassi, l-Ombudsman iddeċieda li ma kienx hemm lok għal xi rakkomandazzjoni f’dan ir-rigward.


 

[1] Fil-fatt il-merti li wasslu sabiex l-offerta tal-persuna li ressqet l-ilment tkun skwalifikata fl-2009 kienu totalment differenti minn dawk tal-każ taħt eżami.

Każijiet fil-qosor